Neue Regelung ab Januar 2025: Verpflichtung zur E-Rechnung

Ab 1. Januar 2025 sind inländische Unternehmen im Geschäftsverkehr untereinander grundsätzlich dazu verpflichtet, Rechnungen in strukturiert elektronischer Form (E-Rechnungen) zu stellen und zu empfangen. Auch Zahnärzte müssen zum Stichtag in der Lage sein, die E-Rechnungen ihrer Lieferanten zu empfangen und zu verarbeiten. Nicht unter die Regelung fallen Rechnungen, die sie ihren Patienten stellen. Fragen Sie Ihren Steuerberater, wie Sie von der E-Rechnungspflicht betroffen sind.

Aufgrund einer Neuregelung des Umsatzsteuerrechts im Rahmen des Wachstumschancengesetztes vom 27. März 2024 (BGBl 2024 I Nr. 108) sind alle inländischen Unternehmen untereinander dazu verpflichtet, ihre Rechnungen in strukturiert elektronischer Form auszustellen und zu empfangen. Eine Einwilligung in den Erhalt einer elektronischen Rechnung ist dann nicht mehr erforderlich. Diese Regelungen finden keine Anwendung bei Geschäften zwischen Unternehmern und Verbrauchern, so dass die Rechnungen, die Sie Ihren Patienten stellen hiervon ausgenommen sind.
 

Als Zahnarzt fallen Sie unter die Regelung, wenn Sie selbst im Geschäftsverkehr mit Unternehmen als Unternehmer auftreten. Dies ist beispielsweise bei der Beauftragung eines Labors der Fall. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Sie daher in der Lage sein, Rechnungen in strukturiert elektronischer Form zu empfangen und zu verarbeiten. Dies gilt nicht für die Rechnungen, die Sie Ihren Patienten stellen.

Ab 1. Januar 2025 gelten nur noch Rechnungen in einem strukturiert elektronischen Format als elektronische Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuerrechts (E-Rechnungen). E-Rechnungen sind Rechnungen, die in einem strukturiert elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Zur Einhaltung dieser Kriterien muss das Rechnungsformat der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung, CEN-Norm EN 1693, entsprechen.

E-Rechnungen können unter anderem per E-Mail versandt und empfangen werden. Es reicht daher aus, wenn sie zum Empfang von E-Rechnungen ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellen. Es ist nicht erforderlich, dass dieses E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen genutzt wird.

Bei der Verarbeitung von E-Rechnungen ist zu beachten, dass E-Rechnungen in einem Format (z.B. im XML-Format) ausgestellt werden, welches zwar leicht von Maschinen ausgewertet, aber vom Menschen in der Regel nicht gelesen werden kann. Auch gibt es hybride E-Rechnungsformate, die einen maschinenlesbaren Datenteil (z.B. im XML-Format) und einen menschenlesbaren Datenteil (z.B. im PDF-Format) enthalten. Es ist aber nicht garantiert, dass Ihre Lieferanten auch ein solches benutzen.

Da Sie in der Lage sein müssen, Ihren Patienten die Rechnung eines Labors in menschenlesbarer Form zukommen zu lassen, empfiehlt sich die Anschaffung einer Software, die strukturiert elektronische Rechnungsformate entsprechend umwandeln kann.
 

Sollte ein Zahnarzt selbst einem inländischen Unternehmen eine Rechnung stellen müssen, so ist dies aufgrund der geltenden Übergangsvorschriften nicht sofort in Form einer E-Rechnung erforderlich.

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen im Jahr 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze weiter in Papierform oder in der „einfachen“ elektronischen Form (z.B. als PDF-Datei) übermittelt werden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz von maximal 800.000 Euro gilt die Übergangsfrist noch ein weiteres Jahr, also bis 31. Dezember 2027. Erst ab 2028 sind die neuen Anforderungen bezüglich der E-Rechnung für alle Unternehmer zwingend einzuhalten.

Bitte informieren Sie sich bei Ihrem Steuerberater, inwiefern Sie betroffen sind und welche Vorkehrungen Sie zu treffen haben.