Referat Qualitätsmanagement

Das Referat Qualitätsmanagement der BLZK mit seinem Erfolgsmodell QM Online

Als durch die Richtlinien des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) die Einführung eines einrichtungsinternen QM für Vertragszahnärzte Pflicht wurde, entstand im Jahr 2006 das Referat Qualitätsmanagement innerhalb der BLZK. Seither hat sich viel getan! Angefangen mit einer Auflistung von Unterlagen und Dokumenten, die im QM Online zur Verfügung standen und natürlich weiterhin – immer auf dem aktuellen Stand – zum Download bereitgehalten werden, bis hin zum QM-Handbuch, das mittlerweile auch online abrufbar ist.

QM-Bereich wurde konsequent ausgebaut

Auch die G-BA-Richtlinie hat sich wiederholt geändert, zuletzt Ende 2020. Es war also laufend erforderlich, die Inhalte einzupflegen und anzupassen beziehungsweise ganz neu aufzustellen. Dadurch ist der heutige QM-Bereich entstanden, der mittlerweile aus sieben inhaltlich sehr umfangreichen Kapiteln besteht.

Eine Vielzahl von zusätzlichen QM-Dokumenten, beispielsweise die Musterdokumentationen zu verschiedenen zahnärztlichen Behandlungen, dienen als Hilfsmittel, um eine vollständige Dokumentation sicherzustellen und Behandelnde vor Negativfolgen zu schützen (siehe Q 4.4.1 – 4.4.4 ). Die Inhalte werden dabei laufend den aktuellen Vorgaben angepasst.

Aktueller Stand bei DS-GVO und MDR

Als im Jahr 2018 die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in Kraft trat, hat sich das Referat Qualitätsmanagement auch dieses Themas angenommen und eine Reihe von Dokumenten erarbeitet. Die Gliederung ist dem des klassischen QM-Systems angeglichen. Beginnend mit allgemeinen Informationen, um den Nutzer mit dem Thema vertraut zu machen, folgen eine Reihe von ausfüllbaren PDF-Dateien, die auch auf dem eigenen PC gespeichert und jederzeit aktualisiert werden können (siehe Q 6.1 – 6.6 ).

Das nächste große Thema für die Zahnarztpraxen war die Einführung der Europäischen Medizinprodukteverordnung (MDR) im Jahr 2021. Auch hier – wie bereits beim Datenschutz – hat das Referat Qualitätsmanagement eine Vielzahl von Unterlagen erarbeitet, die den Zahnarztpraxen eine immense Unterstützung bei der Umsetzung dieses sehr komplexen Themas bietet (siehe Q 7.1.1 – 7.1.8 ).

Zu Beginn gab es viele telefonische Anfragen, doch im Laufe der Zeit konnten die Zahnarztpraxen mit Hilfe der umfangreichen Dokumentationsvorlagen gut mit dem Thema umgehen. Mittlerweile ist die MDR in den Praxen angekommen.

QM-Online-Schulung spart Zeit

Auch die QM-Schulung , die seit dem Jahr 2017 im QM Online bereitsteht, findet großen Zuspruch. Die Online-Schulung ermöglicht es, Wissen im Bereich QM ohne größeren zeitlichen Aufwand zu aktualisieren. Bei erfolgreicher Teilnahme kann ein entsprechendes Zertifikat heruntergeladen und ausgedruckt werden. Die Schulung ist zudem mit vier Fortbildungspunkten bewertet. Die Punktevergabe erfolgt auf Grundlage der Kriterien zur „Punktebewertung von Fortbildung BZÄK / DGZMK“.

Das Referat Praxisführung und das QM-Referat arbeiten bei bestimmten Themen inhaltlich sehr eng zusammen. So ist das Thema Nachhaltigkeit ein Gemeinschaftsprojekt der Referate Praxisführung und Qualitätsmanagement.

Leitung des Referats neu aufgestellt

Seit Dezember 2022 hat das Referat Qualitätsmanagement eine neue Referentin: Dr. Barbara Mattner, die ebenso das Amt der Vizepräsidentin der BLZK innehat. Im Referat wird sie unterstützt durch Christa Weinmar, die seit Gründung des Referats mit an Bord ist. Beide sind voller Tatendrang und wollen gemeinsam das QM Online weiterentwickeln. Das Referat bietet der Zahnärzteschaft so stets die nötige Unterstützung in allen Belangen rund um das Thema Qualitätsmanagement. In diesem Sinne werden die vielfältigen Anfragen rund um das Thema Qualitätsmanagement jederzeit fachkundig beantwortet.

Jahresberichte 2021 der Kassenärztlichen und Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KBV, KZBV)

Dass Qualitätsmanagement in Deutschlands Praxen breit etabliert ist, veranschaulicht das Ergebnis der vom Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) veröffentlichten Jahresberichte 2021. Ältere Praxen schneiden dabei in der Regel deutlich besser ab als Neugründungen mit einer Betriebszeit von unter drei Jahren.

Auswertungen zahnärztlicher Praxen

1622 Zahnarztpraxen wurden per Stichprobe zum Stand des zahnärztlichen Qualitätsmanagements befragt. 97 Prozent davon setzen sich Qualitätsziele und richten diese regelmäßig neu aus. 99 Prozent der Zahnarztpraxen haben Abläufe schriftlich niedergelegt. Patientenbefragungen werden in rund 60 Prozent der zahnmedizinischen Praxen durchgeführt. 

Nur Fehlermeldesysteme sind laut Auswertung der Stichprobe noch nicht gut etabliert. 53 Prozent wenden sie bislang noch gar nicht an. 23 Prozent nutzen das System „CIRS dent – Jeder Zahn zählt“. 

Anpassbare Dokumente für Ihr QM-Handbuch

Das neue Kapitel „5 QM-Handbuch“ im QM Online ersetzt die CD-ROM „QMH 3.0“. Die CD-Version des QM-Handbuchs wurde am 31. März 2021 eingestellt. In der Zwischenzeit war es noch möglich, sich das „Muster QM-Handbuch 3.0“ als PDF herunterladen.

Nun geht die BLZK mit dem QM-Handbuch (QMH) einen neuen Weg – komplett online, ohne CD-ROM und kostenlos. Einfach in der Handhabung mit bearbeitbaren Word-Dokumenten, so kann das neue QMH auch in ein bestehendes QMH integriert werden. Zukünftige Neuerungen können in kürzester Zeit für die Zahnarztpraxen aufbereitet und zur Verfügung gestellt werden.

Gründe zur Neuerung

Die im Jahr 2020 geänderte Qualitätsmanagement-Richtlinie (QM-RL) des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) und eine Reihe von Veränderungen des Gesetzgebers sowie Aktualisierungen und Erweiterungen hat das Referat Qualitätsmanagement der BLZK dazu veranlasst, das QM-Handbuch vollständig neu aufzulegen.

Neue Kapitel im QMH sind:

• Medizinprodukteverordnung (MDR)
• Prävention und Hilfe bei Missbrauch und Gewalt
• Datenschutz

Handhabung des QMH und Integration in bestehende QMH

Das neue QM-Handbuch ist in den grünen Bereich „Qualitätsmanagement“ im QM Online integriert.

Link zum QMH: 5 QM-Handbuch

Um die Handhabung zu vereinfachen, sind die Inhalte des QMH entsprechend der Reihenfolge im Text der QM-Richtlinie aufbereitet. So ist die Abfolge der Bearbeitung gesichert, damit möglichst kein Punkt aus der QM-RL übersehen wird. Gleichzeitig wurde darauf geachtet, dass die Struktur des bisherigen QM-Handbuchs in CD-Form beibehalten wird. So können Zahnarztpraxen ihr bereits individualisiertes QM-Handbuch weiterhin nutzen.

Aufbau des neuen QMH

Das neue QM-Handbuch ist in fünf Kapitel unterteilt – 5.1 bis 5.5.

• Das Kapitel 5.1 Allgemeine Informationen beinhaltet das Vorwort und den Anwendungsbereich sowie Vorschriften für die Zahnarztpraxen, grundlegende Methodik und Begriffe.
• In Kapitel 5.2 Grundelemente des Qualitätsmanagements befinden sich entsprechend der QM-Richtlinie alle sechs Grundelemente, die ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement aufweisen muss.
• Das Kapitel 5.3 Dokumentationsanforderungen  enthält neben den allgemeinen Anforderungen an eine Dokumentation (5.3.1) auch die Anforderungen an das QM-Handbuch (5.3.2), das praxisintern erstellt wird.
• Das umfangreichste Kapitel ist 5.4 Methoden und Instrumente . Es ist in 21 Unterkapitel eingeteilt, gemäß den Anforderungen, die in der Zahnarztpraxis umgesetzt sein müssen.
• In Kapitel 5.5 Managementbewertung  wird das Review und die Selbstbewertung behandelt.

Arbeiten mit dem neuen QM-Handbuch

Die Kapitel im QM Online dienen der Erklärung der einzelnen Abschnitte des anzufertigenden QM-Handbuchs. Sie enthalten zusätzliche Informationen und weiterführende Links für die Bearbeitung der Word-Vorlagen des praxisinternen QM-Handbuchs.

Die Word-Vorlagen befinden sich immer am Ende jeden Kapitels. So kann die Textvorlage Schritt für Schritt individuell an die Erfordernisse der Zahnarztpraxis angepasst beziehungsweise ausgearbeitet und vervollständigt werden.

Wie auch in den Vorgänger CD-Versionen sind die Links zu Dokumenten aus anderem Kapiteln im QM Online, die das eigene QMH vervollständigen und ergänzen (z.B. Schulungsplan, Risikomanagementplan, Checklisten usw.) weiterhin vorhanden. Sie können direkt bearbeitet, heruntergeladen und gespeichert werden.

Das bereits bestehende individualisierte QM-Handbuch kann weiterhin genutzt werden. Praxisinhaber sollten jedoch darauf achten, dass die Inhalte der neuen G-BA-Richtlinie in das QM-Handbuch eingearbeitet werden und das QMH als Ganzes aktualisiert wird.

In der Zahnarztpraxis gilt es im Rahmen des praxisinternen QM eine Vielzahl unterschiedlicher Fristen zu beachten. Hierbei handelt es sich beispielsweise um wiederkehrende Termine oder Aufbe- wahrungsfristen für Unterlagen und Dokumente. Die Rechtsgrundlagen für diese häufig unterschiedlich langen Fristen sind vielfältig und ergeben sich aus den unterschiedlichsten Gesetzen, Rechtsverordnungen und Richtlinien

Bereich Qualitätsmanagement im QM Online aktualisiert

Auf Grundlage der am 17.11.2020 in Kraft getretenen Änderungen der QM-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesauschusses (G-BA) wurde der grüne Bereich Qualitätsmanagement im QM Online der BLZK aktualisiert.

Die Änderungen sind im Kapitel 1 Qualitätsmanagement-Richtlinie unter „1.2 G-BA-Richtlinie vom 16.07.2020" ab sofort abrufbar. Wie bisher sind hier sowohl der Beschlusstext als auch die Tragenden Gründe zum Beschluss im Originaltext hinterlegt.

Neu ist das Unterkapitel „1.2.3 Anlage 2 – Vertragszahnärzte". Hier befindet sich ein ausfüllbarer Fragebogen, der zur regelmäßigen Erhebung und Darlegung des aktuellen Stands der Umsetzung und Weiterentwicklung von einrichtungsinternem Qualitätsmanagement in der vertragszahnärztlichen Versorgung zu verwenden ist. Dieser Fragebogen kann sowohl papierbasiert als auch onlinebasiert zur Beantwortung herangezogen werden.

Das neue Kapitel auf einen Blick

1.2 G-BA-Richtlinie vom 16.07.2020

1.2.1 Beschlusstext

1.2.2 Tragende Gründe zum Beschluss

1.2.3 Anlage 2 – Vertragszahnärzte

Alle bayerischen Zahnärztinnen und Zahnärzte haben einen persönlichen Zugang zum QM Online-Bereich der BLZK und können sich mit ihrem Benutzernamen (= BLZK-Nummer) und einem Passwort einloggen.

Wie nutzen Zahnarztpraxen das Qualitätsmanagement-System der Bayerischen Landeszahnärztekammer? Dieser Frage ging die Berufsvertretung der bayerischen Zahnärzte in ihrer neuesten QM-Statistik nach. Die Ergebnisse können sich sehen lassen.

Besonders gefragt waren 2019 die neuen Musterdokumentationen im QM Online. Sie dienen neben einer ausführlichen Informationsgrundlage für den Behandlungsfall vor allen Dingen als Basis einer präzisen Dokumentation zur Berechnung des zahnärztlichen Honorars. Die BLZK hat insgesamt drei Muster- dokumentationen ausgearbeitet, die sowohl digital als auch in Papierform verwendet werden können.